새로운 임상시험 관리 시스템(CTMS)를 도입하는 과정에는 한 시스템에서 다른 시스템으로 데이터를 전송하는 작업이 동반되는 경우가 많습니다. 이러한 데이터 전송은 정확성, 무결성 및 시스템 간 호환성을 목표로 합니다. 원활한 데이터 마이그레이션을 위해서는 효율적이고 세심한 계획 수립 및 실행을 통해 오류가 발생하지 않는 프로세스를 구현하는 것이 필요합니다.
이번 포스팅에서는 메디데이터의 Tara Adrian(Director of Solution Services for CTMS & CTFM)과의 인터뷰를 소개합니다. 이번 인터뷰에서는 기존 CTMS에서 데이터를 마이그레이션할 때 피해야 할 주요 이슈에 대한 인사이트를 공유합니다.
새로운 CTMS를 도입할 때 기존 CTMS에서의 데이터 마이그레이션은 한 번에 수행해야 합니까 아니면 단계별로 진행해야 합니까?
기존 임상시험 관리 시스템에서 신규 시스템으로 데이터를 마이그레이션하기 전 프로젝트 범위를 정의하고 현재 및 목표 상태를 평가하는 것이 중요합니다. 하지만 안타깝게도 평가 프로세스에 대한 엄격한 가이드라인이 없는 것이 현실입니다. 우리는 시험기관, 마스터 데이터 및 오래된 정보를 포함한 다양한 데이터를 평가하기 위해 종합적 경험을 활용해야 합니다. 과거 임상시험과 신규 임상시험의 비교를 위해 이전 임상시험과 관련된 과거 데이터의 분석이 필요할 수도 있습니다.
데이터 마이그레이션 접근법은 데이터의 양 및 고객별 요구 사항과 같은 요인에 따라 달라집니다. 옵션 중 하나는 데이터를 한 번에 마이그레이션하는 것입니다. 이 방식을 이용하면 데이터 정리 및 검증을 실시하는 동안 기존 시스템에 대한 사용자 액세스를 제한하는 블랙아웃 기간을 계획해야 합니다. 사용자는 마이그레이션 이후 신규 시스템을 이용할 수 있습니다.
하지만 이 방식은 상당한 양의 내부 리소스 및 조정 작업을 필요로 하는 경우가 많습니다. 반면 단계별 마이그레이션은 임상시험 그룹화가 특징입니다. 이는 특정 임상시험을 주말 동안 마이그레이션하고 사용자는 일정 기간 동안 두 시스템을 이용하는 방식 등으로 진행됩니다. 일반적으로 마이그레이션해야 하는 진행 중인 임상시험이 많은 대규모 조직의 경우, 블랙아웃 기간이 짧은 1회성 마이그레이션은 적합하지 않을 수 있어 단계별 방식을 권장합니다.
숙련된 경험을 보유한 벤더와의 협업은 적절한 계획을 수립하고 데이터 마이그레이션의 복잡성을 탐색하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
데이터 마이그레이션 준비 및 실행을 위한 모범사례가 있습니까?
기존 CTMS에서 신규 시스템으로 데이터를 마이그레이션하기 위해서는 데이터를 정리하고 현재 데이터값이 신규 시스템의 구성과 일치하도록 매핑해야 합니다. 모든 데이터 업데이트는 데이터를 내보내기 전 기존 CTMS 내에서 실시하는 것이 관행입니다.
데이터 정리 프로세스를 조기에 시작하여 중복을 제거하고 필요한 데이터만 마이그레이션하여 최신 마스터 데이터를 생성하면 성공적인 마이그레이션이 가능합니다.
흔히 범하는 실수는 데이터 마이그레이션 과정에서 중복 기록을 확인 및 정리를 소홀히 하는 것입니다. 중복 항목의 식별 및 제거는 데이터 정확성과 일관성을 보장하는 데 있어 매우 중요합니다. 중복 항목은 명명 규칙으로 인해 회사의 이름이 다르게 기재되는 경우에 발생할 수 있습니다. 신규 시스템에서 잘못된 리포팅 및 데이터 무결성 저하가 발생하는 것을 방지하려면 이러한 중복 문제를 해결하는 것이 필수입니다.
중복 데이터를 정리하는 것은 이사에 앞서 집을 정리하는 것에 비유할 수 있습니다. 이를 통해 관련성 및 신뢰성 있는 정보만 새로운 시스템으로 이전할 수 있습니다. 따라서 데이터 마이그레이션과 관련된 결정을 내릴 때에는 각 데이터 요소의 필요성을 고려하고 이를 바탕으로 정리 활동의 우선순위를 지정해야 합니다. 외부 인력은 회사의 데이터 및 프로세스에 익숙하지 않을 수 있기 때문에 일반적으로 이 작업을 아웃소싱하는 것은 권장하지 않습니다. 대신 데이터에 대한 심층적인 이해를 보유한 적절한 내부 인력을 배정하면 실시간 의사결정이 가능하며 불필요한 지연을 방지할 수 있습니다. 이와 같은 가이드라인은 원활한 데이터 마이그레이션 및 시스템 문제의 신속한 해결을 보장합니다.
CTMS 벤더의 데이터 마이그레이션 역량을 어떻게 평가해야 합니까?
첫 번째로 CTMS 벤더는 마이그레이션 프로세스 전반에서 전문지식과 가이드라인을 제공해야 합니다. 따라서 저는 제 프로젝트를 지원할 이들이 누구인지, 데이터 마이그레이션 분야에서 방대한 경험을 보유한 숙련된 전문가인지 먼저 살펴봅니다.
벤더가 전체 프로젝트를 감독하고 완벽한 일정을 제시할 수 있는지 평가하는 것은 필수입니다. 이때 벤더가 제공한 예상 일정이 데이터 준비 및 변환 등 기타 중요 작업을 제외한 데이터 마이그레이션 프로세스만 포함할 수 있다는 점에 유의해야 합니다. 벤더가 마이그레이션 프로젝트의 기간을 2~3일로 추산한다고 가정해 봅시다. 여기에 수반되는 세부사항을 분명히 해야 합니다. 또한 벤더가 데이터 볼륨을 파악하고 현실적인 일정을 제시하며 프로젝트 요건에 부합하는지 항상 확인해야 합니다.
벤더가 데이터 마이그레이션 프로세스를 간소화할 수 있는 도구 및 리소스를 제공하는지 평가하는 것도 중요합니다.
마지막으로 벤더의 역량 및 원활한 협업 가능성을 검증하기 위해 추천서 또는 이력을 요구해야 합니다.
적합한 벤더 선정은 데이터 마이그레이션 프로젝트의 성공에 상당한 영향을 미칠 수 있습니다. 시간을 들여 전문지식, 리소스, 확장성 및 평판에 기반해 벤더를 철저히 평가하면 궁극적으로 원활하고 효율적인 프로세스가 보장됩니다.
요약
CTMS 도입 과정의 일부로 수행되는 데이터 마이그레이션은 상당한 어려움을 야기할 수 있으며 신중한 평가, 계획 수립 및 실행이 요구됩니다. 고려해야 할 주요 사항으로는 데이터 마이그레이션 범위 결정, 중복 처리, 전담 리소스 배정, 숙련된 벤더 선정 및 현실적 일정 보장 등이 있습니다. 이러한 모범사례를 준수함으로써 성공적인 CTMS 구현을 준비할 수 있습니다.
메디데이터 CTMS는 임상팀이 임상시험 운영의 모든 측면을 모니터링 및 관리할 수 있는 중앙 허브입니다. 자동화된 워크플로와 함께 통합 메디데이터 플랫폼에 구축된 메디데이터 CTMS는 정보를 종합해 보다 우수한 결과를 제공합니다.